Start

Krav för stöd

I det här avsnittet beskrivs vilka kostnader ni kan få stöd för samt vilka grundläggande krav kostnaderna ska uppfylla för att vara stödberättigande. Avsnittet ger även exempel på indirekta kostnader och på kostnader som inte är stödberättigande.

Bestämmelserna gäller alla organisationer som deltar i projektet och som får del av stödet, det vill säga både stödmottagare och eventuella projektpartners.

Om Migrationsverket bedömer att kostnader inte uppfyller de villkor som beskrivs kan kostnader komma att bedömas som ej stödberättigande, helt eller delvis.

För att säkerställa att kostnaderna har uppkommit i syfte att genomföra projektet ska ni särredovisa alla kostnader, intäkter och finansiering som hör till projektet. Att särredovisa kostnaderna innebär att alla transaktioner som hör till projektet ska kunna utläsas direkt i ert bokföringssystem, t.ex. genom projektspecifika redovisningskoder. I projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisning ske hos varje enskild part som tar del av stödet från AMIF.

Kravet på särredovisning gäller inte för kostnader som ersätts genom förenklade redovisningsalternativ – "Personalkostnader plus 40%".

Kost­nader är stöd­be­rät­ti­gande om de

  • har uppkommit för att genomföra projektet
  • är skäliga och utmärks av kostnadseffektivitet
  • har uppkommit och betalats i samband med genomförandet av insatser
  • ha uppkommit inom projektperiod som är fastställd i ert beslut om stödä
  • är förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser
  • följer gällande upphandlings- eller inköpsregler
  • följer reglerna om informationsskyldighet
  • uppfyller de villkor som anges i ert beslut om stöd
  • kan styrkas av er som stödmottagare genom fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed, eller som uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.

Kost­nads­ef­fek­ti­vitet

Alla kostnader i ett EU-projekt ska präglas av kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader ska utgå från principerna om sund ekonomisk förvaltning, som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

I praktiken betyder det att kostnader som bedöms som oskäliga inte är stödberättigande, varken helt eller delvis.

Om ni i er organisation ska tillämpa lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om offentlig upphandling i försörjningssektorn (LUF) vid inköp ska ni även tillämpa dessa regler vid inköp i projektet.

För organisationer som inte är skyldiga att följa LOU eller LUF så ska inköp som genomförs i projektet i stället uppfylla kraven på kostnadseffektivitet och prisvärdhet.

Projekt­re­do­vis­ning

Projektets redovisning ska ske i ett elektroniskt system och kunna särskiljas från den ordinarie redovisningen. Stödmottagare och projektpartner ska därför, utan att gällande bokföringsbestämmelser åsidosätts, ha en separat projektredovisning eller på annat lämpligt och redovisningssäkert sätt säkerställa att projektets transaktioner kan utläsas i redovisningen. Särredovisningen kan säkerställas genom att ni använder en specifik projektkod i bokföringen för projektets kostnader, intäkter och finansiering. I de projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisningen ske hos varje part som deltar i projektet.

Faktu­raru­tiner

Fakturor som förekommer i projektet ska vara ställda till projektet (stödmottagare eller projektpartner). Det ska tydligt framgå att utgiften tillhör projektet och vad kostnaden avser. Fakturor ska i övrigt uppfylla villkoren som anges i bland annat bokföringslagen och mervärdesskattelagen.

Ta för vana att anteckna detaljer om vad utgiften avser direkt på fakturan. Tänk på att uppgifterna kan komma att granskas långt efter projektets genomförande och att alla utgifter då ska kunna förklaras.

Intern­fak­turor

Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag såsom betald faktura, lönespecifikationer, avtal, tidredovisning, beräkningsunderlag. Underlagen ska bifogas fakturan.

Doku­men­ta­tion och arki­ve­ring

All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel ekonomiska underlag, minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska sparas. Stödmottagaren ansvarar också för att eventuella projektpartners redovisning samt underlag sparas.

Alla verifikationer och all dokumentation som rör projektet ska bevaras av stödmottagaren på ett lämpligt sätt under tiden för projektets genomförande. Underlagen ska fortsätta att bevaras i fem år efter sista utbetalningen, se de allmänna villkoren i stödbeslutet för exakt tidräkning.

Intäkter måste redovisas i alla projekt.

Projekt som beviljats medfinansiering från Asyl-, migrations- och integrationsfonden får inte bedrivas med vinstsyfte. De totala intäkterna/finansieringen i projektet får därmed inte överskrida de totala kostnaderna. Alla inkomster i ett projekt måste redovisas löpande.

Om ett projekt genererar intäkter under projektperioden ska intäkterna redovisas löpande. Det kan vara intäkter från försäljning, konferensavgifter, inträdesavgifter, uthyrning, tjänster eller liknande. Även intäkter som inte tagits med i beräkningen i budgeten ska tas upp i projektets redovisning och rapportering.

Intäkter redovisas som en negativ kostnad vilket innebär att de totala kostnaderna i projektet minskar och därmed även stödet från AMIF.

Alternativet används inte av Migrationsverket i dagsläget.

Enhetskostnader är ett förenklat redovisningsalternativ där projektet ersätts med ett enhetsbelopp t.ex. för varje utbildad individ. Fokus i granskningen ligger vid användandet av detta inte vid uppföljning av redovisning utan av resultat. För att stöd ska betalas ut ska dokumentation finnas som styrker att villkoren för enhetskostnaden är uppfyllda.

Olika finan­sie­rings­mo­deller

Mer information om de olika finansieringsmodellerna finns under stöd från AMIF.

Projektet ska budgetera för personalkostnader (inkl. lönekostnadspåslag) och intäkter samt en 40 %-schablon uträknad från totala personalkostnader. Inga andra kostnader ska ingå i projektets budget. Övriga kostnader i projektet, inklusive indirekta kostnader, ska i stället täckas av 40%-schablonen.

Personalkostnader är stödberättigande om de

  • är förenliga med beslut om stöd och villkoren för stöd
  • har uppkommit och är nödvändiga för att genomföra projektet
  • är skäliga och präglas av kostnadseffektivitet och prisvärdhet
  • har uppkommit under projektperioden
  • inte har ersatts från annat håll, till exempel genom lönebidrag, anställningsstöd eller andra bidrag
  • traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där
  • är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser
  • uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.
Modell för uträkning av personalkostnader

För att förenkla administrationen för stödmottagarna använder sig Migrationsverket av enhetskostnader vid redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet.

Kostnader för personal ersätts genom en framräknad enhetskostnad per timme som individer arbetar i projektet. Den anställdes timlön beräknas utifrån månadslönen (den månad då denna först rapporterar tid i projektet), Om en anställd arbetar deltid ska ordinarie månadslön anges som om individen arbetade heltid.

Följande formel används vid beräkningen:

  • Ordinarie månadslön x 12 / 1 720 timmar = timlön

Årsarbetstiden 1 720 timmar är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid för en heltidsanställd person. Det vill säga exklusive semester och helgdagar. 1 720 timmar ska användas för uträkningen av alla personalkostnader.

Ett projekt kan som mest få stöd för 1 720 timmar per kalenderår och heltidsanställd eller proportionerlig andel för de som är anställda på deltid.

Det är projektägarens ansvar att säkerställa att den rapporterade årsarbetstiden inte överskrids.

Den beräknade enhetskostnaden för timlönen fastställs för varje individ vid första lägesrapporteringen som individen rapporterar tid i och används sedan under hela projektperioden. Kommande löneförhöjningar inkluderas genom att timlönen automatiskt räknas upp var tolfte månad med en procentsats som baseras på allmän lönestatistik från Statistiska centralbyrån (SCB). Tills vidare är den årliga uppräkningen 2,4 procent. Den automatiska uppräkningen sker per individ i projekt som pågår mer än ett år. Den beslutade projektbudgeten räknas däremot inte upp utan kommer förbli oförändrad.

Timanställd personal

För personal som är timanställd utgör timlönen inklusive semestersättning den stödberättigande lönekostnaden per timme. Timkostnaden räknas om till månadslön baserad på heltidstjänst. Månadslönen ligger sedan till grund för uträkning i personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning.

Exempel på beräkning av timanställd personal:

  • En timanställd person arbetade 16 timmar i projektet under oktober med timlönen 250 kr inklusive semesterersättning.
  • Månadslönen blir 250 kr/timme x 1720 (Arbetad tid per år)/12 (månader) = 35 833,33 kr.
  • Denna månadslön anges i personalredovisningen i ”Min ansökan” för individen.
  • Den stödberättigande kostnaden för individen räknas automatiskt fram i ”Min ansökan” baserat på redovisad tid i projektet. 16 timmar x 250 kr per timme = 4 000 kr.
Verifierande underlag

Anställningsavtal och underlag för lön

Både stödmottagaren och projektpartners ska vid en kontroll kunna uppvisa anställningsavtal. För att personalkostnaderna ska vara stödberättigande krävs att ett anställningsförhållande finns mellan organisationen som tar upp kostnader och individen som redovisar tid i projektet.

Stödmottagaren ska även kunna uppvisa lönespecifikationer som styrker den upptagna månadslönen som användes första gången som en individ rapporterar tid i projektet (underlag för beräkning av enhetskostnad).

Verifierande underlag i den löpande redovisningen

Det ska finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som innehåller samma uppgifter som Migrationsverkets mall för tidsredovisning kan ni använda ett utdrag ur det tidredovisningssystemet som underlag för att styrka arbetad tid. Om arbetad tid attesteras av en chef i tidredovisningssystemet behöver inte personen som utfört arbetet i projektet intyga utdragets riktighet.

Även lönespecifikationer som styrker att projektpersonal har varit i tjänst under den period som ni rapporterar kostnader för ska kunna uppvisas.

För att personalkostnader ska vara stödberättigande ska följande krav vara uppfyllda:

  • De ska vara direkt knutna till projektarbetet.
  • De ska vara särredovisade i bokföringen.
  • Anställningsavtal ska finnas.
  • Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.

I planeringen av ett projekt och när budgeten tas fram behöver ni stämma av med er ekonom eller redovisningsavdelning för att ta hänsyn till eventuella begränsningar i era bokföringssystem innan ni väljer modell för ersättning av löner.

Ersättningen av personalkostnader sker genom ersättning av faktiskt projektbokförda och utbetalade kostnader. Eftersom kostnader ska vara både bokförda och utbetalade för att vara stödberättigande så är det inte tillåtet att tillämpa schabloner eller utjämningar av t.ex. lönekostnadspåslag över året för att redovisa bruttolönekostnader.

Perso­nal­kost­nader för personer som arbetar i projektet får beräknas på två sätt:

Andel av månadslön (fast tid)
En fast procentandel av bruttopersonalkostnaderna motsvarande en fast procentandel av den arbetstid som ägnas åt insatsen per månad.

Beräkningsmodellen utgår ifrån att personal avdelas för att arbeta en fast procentandel av sin arbetstid i projektet. Detta alternativ passar för anställda som arbetar hel- eller deltid i projektet och där den procentuella andelen av den totala arbetstiden i projektet inte varierar mellan månader. Med denna beräkningsmodell ska en motsvarande procentandel av bruttopersonalkostnaderna (inklusive lönekostnadspåslag) bokföras i projektet varje månad. Procentandelen får inte variera mellan månaderna.

För personal som arbetar fast tid i projekten ska arbetsgivaren utfärda ett avdelningsbeslut. I avdelningsbeslutet ska den fasta procentandelen för respektive individs arbetstid i projektet anges. Dokumentet bör upprättas innan de anställda påbörjar sitt arbete i projektet, dock senast innan ansökan om utbetalning inkommer till Migrationsverket. Vi rekommenderar att ni använder mallen för avdelning av personal Pdf, 1.2 MB. som Migrationsverket har tagit fram.

Inga tidsrapporteringar krävs för personal som arbetar fast tid i projektet.

Heltid: Den anställda arbetar heltid i projektet och hela lönekostnaden är stödberättigande. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.

Deltid: Lönekostnaderna beräknas som en fast procentsats av den anställdas lönekostnader per månad, beloppet ska stämma överens med den procentsats som den anställda är avdelad att arbeta i projektet. Procentandelen är fast och får inte variera mellan månaderna. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.

Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:

  • Anställningsavtal
  • Avdelningsbeslut
  • Lönespecifikationer
  • Bankutdrag / underlag som styrker att kostnaderna är betalda.

Timlön (varierande tid)
Ersättning beräknas som en timersättning eller den timlön som en timanställd har. Arbetstid per månad kan variera mellan månaderna.

Detta beräkningsalternativ passar för anställda där den arbetade tiden i projektet varierar mellan månader. Beräkningen utgår från en uträknad timersättning, eller den fastställda timersättningen som anges i anställningsavtalet om en person är timanställd i projektorganisationen. Lönekostnadspåslag ska ingå i uträkningen.

För att fastställa de direkta personalkostnaderna får en timlön beräknas på något av följande sätt:

  • Genom att de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna divideras med 1 720 timmar för personer som arbetar heltid eller med motsvarande proportionell andel av 1 720 timmar för personer som arbetar deltid.
  • Genom att de senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaderna per månad divideras med den genomsnittliga arbetstiden per månad för den berörda personen i enlighet med de tillämpliga nationella regler som det hänvisas till i anställningsavtalet.

När timlönen beräknas enligt något av alternativen ovan får det totala antalet timmar som deklareras per person för ett visst år eller en viss månad inte överstiga det antal timmar som används för beräkningen av timlönen. Det är därmed inte tillåtet att rapportera in ett högre belopp än det som faktiskt betalats ut under månaden.

Om de årliga bruttopersonalkostnaderna inte är tillgängliga får de härledas från de tillgängliga dokumenterade bruttopersonalkostnaderna efter anpassning till en tolvmånadersperiod.

Tidsrapportering krävs för att styrka arbetad tid. Migrationsverket accepterar två typer av underlag för att styrka arbetad tid i projektet.

  1. Utdrag ur er organisations tidredovisningssystem kan godkännas som underlag för tidsredovisningen, om de uppfyller kraven som anges nedan. Om ni ska tillämpa denna typ av underlag är det viktigt att ni tidigt tar kontakt med ansvarig handläggare för ert projekt för att stämma av om ert tidredovisningssystem uppfyller dessa krav:
    • Visa tiden som den anställda har arbetat i projektet med tydlig koppling till projektet i utdraget (helst projektnamn).
    • Arbetstiden ska i tidredovisningssystemet attesteras av behörig individ inom organisationen och det ska gå att utläsa i systemet vem som attesterat tidsrapporteringen.
  2. Om ni inte har ett tidredovisningssystem eller om det inte uppfyller kraven i punkt 1 ska ni använda de tidsredovisningsmallar Excel, 40.9 kB. som Migrationsverket tagit fram.
  • Tidredovisningsmallarna ska skrivas under.

Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:

  • Anställningsavtal
  • Tidsrapportering
  • Lönespecifikationer
  • Bankutdrag / underlag som styrker att kostnaderna är betalda.

Schablonen ska endast användas i projekt som ansöker om stöd efter den 28 februari 2023.

Ni ska beräkna lönekostnadspåslag (LKP) som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet.

Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den ska spegla de faktiska lönekostnadspåslagen som förväntas gälla vid projektets början. Migrationsverket beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden.

Schablonen får innefatta

  • lagstadgade arbetsgivaravgifter
  • avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
  • medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
  • avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen.

Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av er organisation.

Ni ska bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i er budget i ansökan om stöd.

Mallen Schablon för lönekostnadspåslag Excel, 36.5 kB.

Schablonkostnader är ett förenklat redovisningsalternativ där projektet ersätts för vissa typer av kostnader baserat på hur mycket kostnader som projektet har under andra kostnadsslag.

Alla kostnader förutom personalkostnader ersätts med en 40 % schablon (beräknad på personalkostnader). Dessa projekt budgeterar för och redovisar faktiska kostnader endast under personalkostnader.

Läs mer om regler för upphandling och inköp inom projektverksamheten

Kostnader för följande kategorier räknas som indirekta kostnader om de inte ingår i en specifik aktivitet i projektet. Indirekta kostnader ska täckas av den 40 % schablonen (beräknad på personalkostnader) för projektet.

Över­gri­pande styr­ning och ledning

  • Indirekta personalkostnader i organisationen, till den del som inte arbetar direkt i projektet (exempelvis ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring och juridik).

Perso­nal­stöd

  • Utbildning och annan kompetensutveckling för ordinarie arbete, här avses inte projektrelaterad utbildning.
  • Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst.
  • Sjuk- och hälsovård.
  • Frisk- och personalvårdsförmåner, exempelvis läkemedel och terminalglasögon.
  • Löneförmåner, både skattepliktiga och ej skattepliktiga.

Lokaler för projekt­per­sonal och därtill rela­te­rade utgifter

  • Lokalkostnader för projektpersonal och administration (kontorslokaler).
  • Förvaltning och drift av lokaler, inklusive underhåll, städ, vaktmästeri, väktare och reparationer.
  • Försäkringar kopplade till lokaler för personal och till kontorsutrustning, exempelvis brand- och stöldförsäkring.
  • El, värme, gas och vatten.

Recep­tion, kontors­ser­vice, tele­kom­mu­ni­ka­tion

  • Kommunikation såsom telefon, fax, internet, postservice och porto.
  • Inköp, hyra, avskrivning, leasing, reparation och underhåll av kontorsutrustning, exempelvis möbler och datorer inklusive programvaror.
  • Kontorsmaterial och förbrukningsmaterial, exempelvis papper, pennor, pärmar, bläckpatroner.
  • Bankavgifter för konton och kort.
  • Böcker och tidningar.

Regi­stratur och arki­ve­ring

  • Registratur- och arkiveringskostnader.

Övriga kost­nader

  • Intern representation.
  • Gåvor.

Projektet budgeterar för kostnader under de kostnadsslag som är aktuella för projektet samt en 15 %-schablon uträknad från totala personalkostnader.

Ersättning av faktiska kostnader, det vill säga kostnader som uppstått och betalats vid genomförandet av projektet omfattas av några grundläggande krav. De ska

  • vara nödvändiga för projektets genomförande
  • ha uppkommit under den projektperiod som är fastställd i beslut om stöd
  • uppfylla de villkor som anges i beslut om stöd och vara upptagna i projektets budget
  • vara skäliga, kostnadseffektiva, prisvärda samt förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser
  • kunna styrkas genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed
  • motsvara utbetalade belopp och får inte innehålla uträkningar i form av exempelvis schabloner, internfaktureringar eller vinstmarginaler.

Läs mer om regler för upphandling och inköp inom projektverksamheten

Personalkostnader är stödberättigande om de

  • är förenliga med beslut om stöd och villkoren för stöd
  • har uppkommit och är nödvändiga för att genomföra projektet
  • är skäliga och präglas av kostnadseffektivitet och prisvärdhet
  • har uppkommit under projektperioden
  • inte har ersatts från annat håll, till exempel genom lönebidrag, anställningsstöd eller andra bidrag
  • traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där
  • är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser
  • uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.
Modell för uträkning av personalkostnader

För att förenkla administrationen för stödmottagarna använder sig Migrationsverket av enhetskostnader vid redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet.

Kostnader för personal ersätts genom en framräknad enhetskostnad per timme som individer arbetar i projektet. Den anställdes timlön beräknas utifrån månadslönen (den månad då denna först rapporterar tid i projektet), Om en anställd arbetar deltid ska ordinarie månadslön anges som om individen arbetade heltid. Följande formel används vid beräkningen:

  • Ordinarie månadslön x 12 / 1 720 timmar = timlön

Årsarbetstiden 1 720 timmar är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid för en heltidsanställd person. Det vill säga exklusive semester och helgdagar. 1 720 timmar ska användas för uträkningen av alla personalkostnader.

Ett projekt kan som mest få stöd för 1 720 timmar per kalenderår och heltidsanställd eller proportionerlig andel för de som är anställda på deltid.

Det är projektägarens ansvar att säkerställa att den rapporterade årsarbetstiden inte överskrids.

Den beräknade enhetskostnaden för timlönen fastställs för varje individ vid första lägesrapporteringen som individen rapporterar tid i och används sedan under hela projektperioden. Kommande löneförhöjningar inkluderas genom att timlönen automatiskt räknas upp var tolfte månad med en procentsats som baseras på allmän lönestatistik från Statistiska centralbyrån (SCB). Tills vidare är den årliga uppräkningen 2,4 procent. Den automatiska uppräkningen sker per individ i projekt som pågår mer än ett år. Den beslutade projektbudgeten räknas däremot inte upp utan kommer förbli oförändrad.

Timanställd personal

För personal som är timanställd utgör timlönen inklusive semestersättning den stödberättigande lönekostnaden per timme. Timkostnaden räknas om till månadslön baserad på heltidstjänst. Månadslönen ligger sedan till grund för uträkning i personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning.

Exempel på beräkning av timanställd personal:

  • En timanställd person arbetade 16 timmar i projektet under oktober med timlönen 250 kr inklusive semesterersättning.
  • Månadslönen blir 250 kr/timme x 1720 (Arbetad tid per år)/12 (månader) = 35 833,33 kr.
  • Denna månadslön anges i personalredovisningen i ”Min ansökan” för individen.
  • Den stödberättigande kostnaden för individen räknas automatiskt fram i ”Min ansökan” baserat på redovisad tid i projektet. 16 timmar x 250 kr per timme = 4 000 kr.
Verifierande underlag

Anställningsavtal och underlag för lön
Både stödmottagaren och projektpartners ska vid en kontroll kunna uppvisa anställningsavtal. För att personalkostnaderna ska vara stödberättigande krävs att ett anställningsförhållande finns mellan organisationen som tar upp kostnader och individen som redovisar tid i projektet.

Stödmottagaren ska även kunna uppvisa lönespecifikationer som styrker den upptagna månadslönen som användes första gången som en individ rapporterar tid i projektet (underlag för beräkning av enhetskostnad).

Verifierande underlag i den löpande redovisningen
Det ska finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som innehåller samma uppgifter som Migrationsverkets mall för tidsredovisning kan ni använda ett utdrag ur det tidredovisningssystemet som underlag för att styrka arbetad tid. Om arbetad tid attesteras av en chef i tidredovisningssystemet behöver inte personen som utfört arbetet i projektet intyga utdragets riktighet.

Även lönespecifikationer som styrker att projektpersonal har varit i tjänst under den period som ni rapporterar kostnader för ska kunna uppvisas.

För att personalkostnader ska vara stödberättigande ska följande krav vara uppfyllda:

  • De ska vara direkt knutna till projektarbetet.
  • De ska vara särredovisade i bokföringen.
  • Anställningsavtal ska finnas.
  • Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.

I planeringen av ett projekt och när budgeten tas fram behöver ni stämma av med er ekonom eller redovisningsavdelning för att ta hänsyn till eventuella begränsningar i era bokföringssystem innan ni väljer modell för ersättning av löner.

Ersättningen av personalkostnader sker genom ersättning av faktiskt projektbokförda och utbetalade kostnader. Eftersom kostnader ska vara både bokförda och utbetalade för att vara stödberättigande så är det inte tillåtet att tillämpa schabloner eller utjämningar av t.ex. lönekostnadspåslag över året för att redovisa bruttolönekostnader.

Perso­nal­kost­nader för personer som arbetar i projektet får beräknas på två sätt:

Andel av månadslön (fast tid): En fast procentandel av bruttopersonalkostnaderna motsvarande en fast procentandel av den arbetstid som ägnas åt insatsen per månad.

Timlön (varierande tid): Ersättning beräknas som en timersättning eller den timlön som en timanställd har. Arbetstid per månad kan variera mellan månaderna.

Läs mer om personalkostnader

Schablonen ska endast användas i projekt som ansöker om stöd efter den 28 februari 2023.

Ni ska beräkna lönekostnadspåslag (LKP) som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet.

Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den ska spegla de faktiska lönekostnadspåslagen som förväntas gälla vid projektets början. Migrationsverket beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden.

Schablonen får innefatta

  • lagstadgade arbetsgivaravgifter
  • avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
  • medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
  • avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen.

Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av er organisation.

Ni ska bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i er budget i ansökan om stöd.

Mallen Schablon för lönekostnadspåslag Excel, 36.5 kB.

Resor och logikostnader som är kopplade till projektets genomförande är stödberättigande om dessa finns med i den godkända budgeten i beslutet om stöd. För att kostnaderna ska vara stödberättigande måste underlagen tydligt visa vilka som rest och syftet med resan. Enbart de kostnader som projektorganisationen står för ska tas upp under kostnadsslaget. Resor som till exempel fakturerats av konsulter ska tas upp under kostnadsslaget ”Extern sakkunskap och externa tjänster”.

Utgångspunkten för att resor och logi ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens policy och riktlinjer för resor tillämpas vid val av färdsätt. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Följande kost­nader för resor och logi är stöd­be­rät­ti­gande:

  • Resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, mil- eller kilometerersättning, vägtullar och parkeringsavgifter.
  • Vid användning av bil ska körjournal föras med datum, sträcka, resans syfte, orter och vilka som rest.
  • Inköp av resekort ska budgeteras tydligt och beräkningsunderlag krävs som styrker att resekortet är det mest kostnadseffektiva alternativet. Vid köp av resekort ska en journal över resor upprättas.
  • Vid resor är som regel endast biljetter i ekonomiklass stödberättigande.
  • Eventuella avgifter för avbokad resa eller hotellrum och kostnader för resor och hotellrum som inte utförts är stödberättigande endast i undantagsfall. Ni måste kunna styrka sjukdom eller andra motiverade skäl med underlag för att dessa kostnader ska godkännas.
  • Logi.
  • Visum.
  • Diplomatpass.
  • Andra kostnader som uppstått i samband med resan, till exempel vaccinationer.
  • Dagtraktamenten som inte täcks av ovanstående kostnader.

Inve­ste­ringar

Investeringar kan vara stödberättigande inom AMIF och innefattar inköp av utrustning som införskaffats för stadigvarande bruk. De bör ha en avskrivningstid på minst 3 år. Vanligtvis ersätts endast avskrivningskostnader för investeringar. Om utrusningen avyttras under projektperioden ska intäkten redovisas i projektet. I det fall hela inköpskostnaden ska ersättas i projektet och utrusningen har ett restvärde vid projektslut, kan Migrationsverket besluta att utgiften bara är stödberättigande till viss del.

Utgifter för köp av begagnad utrustning är stödberättigande endast under följande förutsättning att

  • inget annat stöd för utrustningen har tagits emot. Utgiften ska kunna styrkas med intyg från säljaren och ska visa varifrån inventariet kommer samt bekräfta att det inte har köpts med hjälp av bidrag från EU
  • kostnaden inte överstiger marknadsvärdet och är lägre än kostnader för liknande ny utrustning
  • utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för genomförande av projektet och uppfyller gällande normer och standarder.
Mate­riel

Kostnader för materiel är stödberättigande om det är nödvändigt för att genomföra projektet. Kostnader avseende projektpersonalens kontorsutrustning, kontorsmaterial, förbrukningsmaterial innefattas i schablonen för indirekta kostnader och ska därmed inte tas upp som direkta kostnader.

För att kostnader för materiel ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för inköp tillämpas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Exempel på kostnader för materiel:

  • Böcker
  • Trycksaker och informationsmaterial.
Lokaler

Egna lokaler
Kostnader för egna lokaler är stödberättigande om lokalen nyttjas av deltagarna i projektet. För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med deltagarnas aktiviteter att göra.

Kostnader för projektpersonalens kontorslokaler (inklusive förvaltnings och driftkostnader) är en indirekt kostnad och ersätts genom schablonersättning för indirekta kostnader, dessa kostnader ska därmed inte tas upp som en direkt kostnad.

Externa lokaler
Hyra av externa lokaler för att genomföra projektet är stödberättigande. Med externa lokaler avses exempelvis lokaler för möten med deltagare, seminarier och konferenser. Projektet kan endast få stöd för den andel av lokalytan som hyrs samt för den tid lokalerna används för att genomföra aktiviteter i projektet. Beräkningsunderlag krävs.

För att kostnader för lokaler vara stödberättigande måste den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och inköp följas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigande.

Exempel på extern sakkunskap och externa tjänster:

  • Konsulter
  • Översättningar
  • Tolkkostnader
  • Marknadsföring, kommunikation och reklam
  • Tjänster i samband med evenemang eller möten.
  • Resor och logi för konsulter
  • Utvärderare.

Revisionskostnader ersätts genom schablonersättning för indirekta kostnader, dessa ska inte tas upp som en direkt kostnad.

Utgångspunkten för att kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för inköp tillämpas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Kostnader för följande kategorier räknas som indirekta kostnader om de inte ingår i en specifik aktivitet i projektet. Indirekta kostnader ersätts med en 15 % schablon (beräknad på personalkostnader) för projektet.

Över­gri­pande styr­ning och ledning

  • Indirekta personalkostnader i organisationen, till den del som inte arbetar direkt i projektet (exempelvis ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring och juridik).

Perso­nal­stöd

  • Utbildning och annan kompetensutveckling för ordinarie arbete, här avses inte projektrelaterad utbildning.
  • Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst.
  • Sjuk- och hälsovård.
  • Frisk- och personalvårdsförmåner, exempelvis läkemedel och terminalglasögon.
  • Löneförmåner, både skattepliktiga och ej skattepliktiga.

Lokaler för projekt­per­sonal och därtill rela­te­rade utgifter

  • Lokalkostnader för projektpersonal och administration (kontorslokaler).
  • Förvaltning och drift av lokaler, inklusive underhåll, städ, vaktmästeri, väktare och reparationer.
  • Försäkringar kopplade till lokaler för personal och till kontorsutrustning, exempelvis brand- och stöldförsäkring.
  • El, värme, gas och vatten.

Recep­tion, kontors­ser­vice, tele­kom­mu­ni­ka­tion

  • Kommunikation såsom telefon, fax, internet, postservice och porto.
  • Inköp, hyra, avskrivning, leasing, reparation och underhåll av kontorsutrustning, exempelvis möbler och datorer inklusive programvaror.
  • Kontorsmaterial och förbrukningsmaterial, exempelvis papper, pennor, pärmar, bläckpatroner.
  • Bankavgifter för konton och kort.
  • Böcker och tidningar.

Regi­stratur och arki­ve­ring

  • Registratur- och arkiveringskostnader.

Övriga kost­nader

  • Intern representation.
  • Gåvor.

Finansiering från AMIF via klumpsumma är ett förenklat redovisningsalternativ som kan tillämpas för mindre projekt, exempelvis förstudier. Det framgår i utlysningen om det är möjligt att söka denna typ av finansiering.

Klump­summa – förenklad redo­vis­ning för mindre projekt

Finansieringsalternativet innebär att ni beviljas stöd som en klumpsumma som baserar sig på den budget ni skickar in för projektet. Har ni beviljats klumpsumma behöver ni inte redovisa era faktiska kostnader i projektet utan uppföljningen kommer vara på projektets resultat. I samband med projektavslut skickas en ansökan om utbetalning in i Min ansökan, denna ska innehålla en slutrapportering för projektet. Om slutrapporten uppfyller kraven i beslutet för stöd kommer det beviljade stödet betalas ut till stödmottagaren. Om rapporten uteblir eller inte godkänns kommer inget stöd betalas ut.

Det finns inga krav på den sökande att redovisa kostnader, underlag för att stödja dessa eller att föra en separat bokföring. Uppföljningen kommer enbart omfatta om slutrapporten uppfyller de krav som ställdes i beslutet om stöd.

Prak­tisk infor­ma­tion:

  • I ”Min ansökan” anges den totala budgeten under en kostnadspost i kostnadsslaget ”Enhetsbelopp”.
  • Budgeten redovisas i mallen för klumpsummaprojekt och beräknas utifrån faktiska kostnader + 15 procent av personalkostnader för indirekta. Budgeten ska bifogas ansökan som bilaga och kan laddas ner här. Excel, 147.8 kB.
  • Lönekostnadspåslag anges som en separat schablon för varje organisation som ska ta del av stödet. Beräkningsunderlag för schablonen ska bifogas ansökan om stöd (per organisation). Mallen Schablon för lönekostnadspåslag Excel, 36.5 kB.
  • Under beredningen av ansökan om stöd bedöms budgeten och därefter kommer beloppet i form av en klumpsumma att fastställas i beslutet.
  • Slutrapporten ska uppfylla de krav som framgår av utlysningen samt de kraven som kommer att fastställas i beslutet om stöd. Inkommer inte slutrapporten eller om den underkänns kommer inget stöd att betalas ut.

Rapportering av projektets resultat i relation till målvärde sker löpande vid fastställda tillfällen under projekttiden. Projektets metod för att mäta indikatorer ska vara tydlig och kontrollerbar. Vid rapportering ska ni visa att ni har uppfyllt förutsättningen för projektets mål och det är ni som stödmottagare som ansvarar för att uppgifter som ni rapporterar in är korrekta och kan styrkas med underlag vid behov.

Dokumen­tera och rappor­tera resultat

I er projektansökan har ni beskrivit hur projektindikatorerna ska mätas och dokumenteras och det är detta resultat som ska rapporteras till oss. Programindikatorerna mäter utfall av projektens målsättningar och åtföljs av ett regelverk.

För detaljerad information om samtliga programindikatorer läs vägledningen Beskrivning av programindikatorer och exempel på styrkande underlag för AMIF 2021-2027. Vägledningen innehåller information avseende vad som ska rapporteras mot programindikatorer, hur de kan mätas och exempel på underlag som ska sparas för att styrka utfallet mot indikatorerna. Utfallet för programindikatorerna rapporteras vidare till EU-kommissionen av Migrationsverket. Det är av stor vikt att det inrapporterade utfallet är korrekt och att ni har dokumentation som styrker det. Dokumentationen som styrker utfallet ska kunna visas upp vid eventuella kontroller.

Rapportering av utfall mot programindikatorer som avser deltagare

All rapportering av programindikatorer som rör deltagare rapporteras in till Migrationsverket på individnivå. Rapporteringen sker genom att ni anger ett unikt identifieringsnummer för varje individ (person-, LMA- eller samordningsnummer), ålderskategori (under 18 år, mellan 18-60 år, över 60 år) samt kön (man, kvinna, icke-binär).

Det unika identifieringsnumret per individ används för att säkerhetsställa att enbart unika individer rapporteras in mot en indikator. I granskningar kan det användas för att identifiera vilka individers medverkan i projektet som ska kontrolleras. Det innebär att om ett urval görs av individer så ska stödmottagaren kunna visa upp dokumentation som styrker att individen deltagit i projektet och i vilka aktiviteter.

Att ålderskategori och kön hämtas in är förordningsstyrt och krävs för att Migrationsverket ska kunna rapportera in utfall mot programindikatorer till EU-kommissionen. Utfallet till kommissionen rapporteras in på aggregerad nivå (varje indikator uppdelad på antalet i varje ålder- och könskategori) och inte på individnivå med unika identifieringsnummer.

Läs mer om hur ni rapporterar in projektresultat och ansöker om utbetalning

Kommunikation och synliggörande är viktiga inslag i alla EU-program under programperioden 2021–2027. På den här sidan beskriver vi vad som förväntas av er som ansvarar för ett EU medfinansierat projekt genom Asyl-, migrations- och integrationsfonden.

EU:s medfi­nan­sie­ring måste synas

Som stödmottagare hos Asyl-, migrations- och integrationsfonden (AMIF) ska ni informera om medfinansiering från Europeiska unionen. Kraven för kommunikation och synliggörande framgår i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1060.Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. För programperioden 2021–2027 gäller att alla fonder ska använda sig av en gemensam EU-logga. EU-loggan ska visas på ett korrekt och tydligt sätt tillsammans med texten "Medfinansieras av Europeiska Unionen".

Migrationsverket kan återkräva delar av stödet om stödmottagaren inte uppfyller synlighets- och kommunikationskraven.

Projekt som medfinansieras av AMIF ska använda Europeiska Unionens logotyp i allt digitalt och tryckt kommunikationsmaterial som rör genomförandet av projektet och som är avsett för allmänheten eller deltagarna.

Projektets namn, mål och logotyp bör utgöra en framträdande del av ytan. EU-loggans flagga ska vara i minst lika stor, mätt i höjd eller bredd, som den största av eventuella övriga logotyper.

Medfi­nan­sieras av Euro­pe­iska unionen – logotyp
För projekt som beviljats medel inom fondperioden 2021–2027 ska nedan logotyp användas. Den finns i olika filformat och i vertikalt eller horisontellt utförande. Använd den i det filformat som passar ert projekts ändamål bäst.

Vertikalt format:
Ladda ner png-fil
Ladda ner eps-fil

Horisontellt format:
Ladda ner png-fil
Ladda ner eps-fil

Om det format ni behöver saknas så finns fler på EU­-kommissionens webbplats, ni hittar dem på olika språk under rubriken "Co-funded by the European Union Länk till annan webbplats.", där finns även länk till visuella riktlinjer och riktlinjer som beskriver användning av EU:s emblem Pdf, 1.1 MB, öppnas i nytt fönster. i samband med EU-program (europa.eu)

Stödmottagaren ska informera

  • alla som medverkar i projektet ska känna till Asyl- migrations-och integrationsfondens samt EU:s roll för projektet.
  • på stödmottagarens officiella webbplats och sociala medier (om sådana finns) ska det finnas en kort beskrivning av projektet. Projektets syfte och resultat samt EU:s medfinansiering ska framgå utan att besökaren behöver skrolla allt för långt på sidan.
  • EU:s medfinansiering ska framgå i allt informationsmaterial och i det kommunikationsmaterial som rör genomförandet av projektet och som är avsett för allmänheten eller projektdeltagarna.
  • genom affischer i minst A3-format (eller större beroende på projektets omfattning och karaktär) eller en motsvarande elektronisk bildskärm med information om projektet, där stödet från fonden framhävs. Affischen ska placeras där projektet genomförs och där den är tydligt synlig för allmänheten. Den bör sättas upp så snart det fysiska genomförandet av projektet inleds eller i de fall inköpt utrustning installeras.
  • projekt som genomför fysiska investeringar ska synliggöra projektet genom fasta skyltar eller annonstavlor, i de fall projektets totala budget överstiger 100 000 euro. Detsamma gäller för projekt som har till syfte att införskaffa utrustning. För dessa projekt finns närmare vägledning i Support kit for EU visibility Länk till annan webbplats..

Tips! Genom att använda kommissionens verktyg säkerställer du att synlighetskravet på affischen uppfylls.

I verktyget Online Generator, som är framtaget av EU-kommissionen, kan ni som stödmottagare genom några enkla steg skapa utskriftsvänliga underlag redo för att skickas till tryckeri eller för egen utskrift. I verktyget finns möjlighet att lägga in foto, text, logotyper samt länk till en webbplats som genererar en QR-kod.

Regional Policy – Online Generator (europa.eu) Länk till annan webbplats.

OBS! I de fall ni väljer att ta fram en egen affisch så bör EU-loggan, projektets namn, mål och logotyp tillsammans utgöra en framträdande del av affischen.

Projekt med total budget över 10 000 000 euro

Projekt med total budget över 10 000 000 euro ska genomföra ett kommunikations–evenemang eller en kommunikationsinsats. Stödmottagaren ska i god tid involvera den ansvariga förvaltande myndigheten (fonden) i insatsen. Fonden informerar därefter kommissionen.
Beräkningen av projektets totala budget i euro görs enligt den växelkurs som gäller enligt kommissionens månatliga växelkurs Länk till annan webbplats. för den månad då stödbeslutet fattas.

Tio sätt att informera om EU:s roll

Läs EU-kommissionens konkreta tips kring arbetet med att informera om och synliggöra EU:s roll i ditt projekt.

Tio sätt för dig som fått EU-finansiering att informera om och synliggöra EU:s roll Länk till annan webbplats.

Stödmaterial för EU visibilitet

Kommissionen har tagit fram ett stödmaterial med information om kommunikation och synliggörande. Allt innehåll utgår från gällande förordning och riktar sig till alla EU-program inklusive stödmottagare och ska vägleda och förenkla arbetet med synliggörande av EUs medfinansiering.

Support kit for EU visibility Länk till annan webbplats.

Dessa riktlinjer är avsedda för EU-stödmottagare och andra tredje parter som informerar om EU-program.

Förord­ningen styr

Läs mer om stödmottagarens skyldigheter vad gäller att informera om projektet i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1060 Länk till annan webbplats., artikel 50 samt artikel 47 och 49.6.

Kommunikationsmaterial som skapas av er inom ramen för ert EU-projekt ska även göras tillgängligt om Europeiska unionens institutioner, organ eller byråer ber om det. Även rättigheterna till kommunikationsmaterialet ska överlåtas. Uppgifter om projektet kommer att offentliggöras i Migrationsverkets och EU-kommissionens elektroniska sammanställningar av projekt som beviljats stöd från AMIF, i enlighet med tillämpliga unionsrättsliga och nationella bestämmelser.

Medfinansieras av Europeiska unionen

Nyheter

2025-03-05

Nu är Migrationsverkets nya webbplats lanserad

Den 5 mars lanserade Migrationsverket en helt ny version av migrationsverket.se, en webbplats med tydligare struktur och mer guidande navigering. Syftet med den nya webben är framförallt att besökarna lättare ska hitta den information de behöver.

2025-03-04

AMIF öppnar en utlysning för Migrationsverket

Det finns cirka 22 miljoner kronor i tillgängliga medel för projekt som ska bidra till ett eller flera av de övergripande resultaten inom asylområdet i Sveriges nationella program för AMIF 2021–2027.

2025-02-13

Ansökningsseminarium del 2 – så finslipar du din ansökan om stöd

Asyl, migrations- och integrationsfonden (AMIF) bjuder in till en fortsättning av ansökningsseminariet för dig som har kommit längre i processen att skriva en ansökan om stöd i den pågående utlysningen. Under seminariet får deltagare en fördjupande vägledning avseende projektbeskrivning och budget. Är du en intressent som vill finslipa din ansökan om stöd? Välkommen att delta i ansökningsseminariet del 2!

Fler nyheter från fonden

Migrationsverket ansvarar för att pröva ansökningar från personer som vill bo i Sverige, söka skydd eller bli svenska medborgare. Vårt arbete bygger på svenska lagar och internationella åtaganden, med fokus på rättssäkerhet och ett effektivt mottagande och återvändande.