Krav för stöd

För att säkerställa att kostnaderna har uppkommit i syfte att genomföra projektet ska ni särredovisa alla kostnader, intäkter och finansiering som hör till projektet. Att särredovisa kostnaderna innebär att alla transaktioner som hör till projektet ska kunna utläsas direkt i ert bokföringssystem, t.ex. genom projektspecifika redovisningskoder. I projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisning ske hos varje enskild part som tar del av stödet från AMIF.

Kravet på särredovisning gäller inte för kostnader som ersätts genom förenklade redovisningsalternativ - "Personalkostnader plus 40%".

Kost­nader är stöd­be­rät­ti­gande om de:

• Har uppkommit för att genomföra projektet.
• Är skäliga och utmärks av kostnadseffektivitet.
• Har uppkommit och betalats i samband med genomförandet av insatser.
• Ha uppkommit inom projektperiod som är fastställd i ert beslut om stöd.
• Är förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser.
• Följer gällande upphandlings- eller inköpsregler.
• Följer reglerna om informationsskyldighet.
• Uppfyller de villkor som anges i ert beslut om stöd.
• Kan styrkas av er som stödmottagare genom fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed, eller som uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.

Kost­nads­ef­fek­ti­vitet

Alla kostnader i ett EU-projekt ska präglas av kostnadseffektivitet. Det innebär att alla kostnader ska utgå från principerna om sund ekonomisk förvaltning, som bygger på begreppen sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.

I praktiken betyder det att kostnader som bedöms som oskäliga inte är stödberättigande, varken helt eller delvis.

Om ni i er organisation ska tillämpa lagen om offentlig upphandling (LOU) eller lagen om offentlig upphandling i försörjningssektorn (LUF) vid inköp ska ni även tillämpa dessa regler vid inköp i projektet.

För organisationer som inte är skyldiga att följa LOU eller LUF så ska inköp som genomförs i projektet istället uppfylla kraven på kostnadseffektivitet och prisvärdhet.

Projekt­re­do­vis­ning

Projektets redovisning ska ske i ett elektroniskt system och kunna särskiljas från den ordinarie redovisningen. Stödmottagare och projektpartner ska därför, utan att gällande bokföringsbestämmelser åsidosätts, ha en separat projektredovisning eller på annat lämpligt och redovisningssäkert sätt säkerställa att projektets transaktioner kan utläsas i redovisningen. Särredovisningen kan säkerställas genom att ni använder en specifik projektkod i bokföringen för projektets kostnader, intäkter och finansiering. I de projekt som genomförs med projektpartners ska särredovisningen ske hos varje part som deltar i projektet.

Faktu­raru­tiner

Fakturor som förekommer i projektet ska vara ställda till projektet (stödmottagare eller projektpartner). Det ska tydligt framgå att utgiften tillhör projektet och vad kostnaden avser. Fakturor ska i övrigt uppfylla villkoren som anges i bland annat bokföringslagen och mervärdesskattelagen.

Ta för vana att anteckna detaljer om vad utgiften avser direkt på fakturan. Tänk på att uppgifterna kan komma att granskas långt efter projektets genomförande och att alla utgifter då ska kunna förklaras.

Intern­fak­turor

Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter. Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag såsom betald faktura, lönespecifikationer, avtal, tidredovisning, beräkningsunderlag. Underlagen ska bifogas fakturan.

Doku­men­ta­tion och arki­ve­ring

All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel ekonomiska underlag, minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska sparas. Stödmottagaren ansvarar också för att eventuella projektpartners redovisning samt underlag sparas.

Alla verifikationer och all dokumentation som rör projektet ska bevaras av stödmottagaren på ett lämpligt sätt under tiden för projektets genomförande. Underlagen ska fortsätta att bevaras i fem år efter sista utbetalningen, se de allmänna villkoren i stödbeslutet för exakt tidräkning.

Intäkter måste redovisas i alla projekt.

Projekt som beviljats medfinansiering från Asyl-, migrations- och integrationsfonden får inte bedrivas med vinstsyfte. De totala intäkterna/finansieringen i projektet får därmed inte överskrida de totala kostnaderna. Alla inkomster i ett projekt måste redovisas löpande.

Om ett projekt genererar intäkter under projektperioden ska intäkterna redovisas löpande. Det kan vara intäkter från försäljning, konferensavgifter, inträdesavgifter, uthyrning, tjänster eller liknande. Även intäkter som inte tagits med i beräkningen i budgeten ska tas upp i projektets redovisning och rapportering.

Intäkter redovisas som en negativ kostnad vilket innebär att de totala kostnaderna i projektet minskar och därmed även stödet från AMIF.

Alternativet används inte av Migrationsverket i dagsläget.

Enhetskostnader är ett förenklat redovisningsalternativ där projektet ersätts med ett enhetsbelopp t.ex. för varje utbildad individ. Fokus i granskningen ligger vid användandet av detta inte vid uppföljning av redovisning utan av resultat. För att stöd ska betalas ut ska dokumentation finnas som styrker att villkoren för enhetskostnaden är uppfyllda.