Personalkost­nader plus 40% scha­blon

Personalkostnader är stödberättigande om de:

• Är förenliga med beslut om stöd och villkoren för stöd.
• Har uppkommit och är nödvändiga för att genomföra projektet.
• Är skäliga och präglas av kostnadseffektivitet och prisvärdhet.
• Har uppkommit under projektperioden.
• Inte har ersatts från annat håll, till exempel genom lönebidrag, anställningsstöd eller andra bidrag.
• Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.
• Är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser.
• Uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.

Modell för uträkning av personalkostnader

För att förenkla administrationen för stödmottagarna använder sig Migrationsverket av enhetskostnader vid redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet.

Kostnader för personal ersätts genom en framräknad enhetskostnad per timme som individer arbetar i projektet. Den anställdes timlön beräknas utifrån månadslönen (den månad då denna först rapporterar tid i projektet), Om en anställd arbetar deltid ska ordinarie månadslön anges som om individen arbetade heltid.
Följande formel används vid beräkningen:

• Ordinarie månadslön x 12 / 1 720 timmar = timlön

Årsarbetstiden 1 720 timmar är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid för en heltidsanställd person. Det vill säga exklusive semester och helgdagar. 1 720 timmar ska användas för uträkningen av alla personalkostnader.

Ett projekt kan som mest få stöd för 1 720 timmar per kalenderår och heltidsanställd eller proportionerlig andel för de som är anställda på deltid.

Det är projektägarens ansvar att säkerställa att den rapporterade årsarbetstiden inte överskrids.

Den beräknade enhetskostnaden för timlönen fastställs för varje individ vid första lägesrapporteringen som individen rapporterar tid i och används sedan under hela projektperioden. Kommande löneförhöjningar inkluderas genom att timlönen automatiskt räknas upp var tolfte månad med en procentsats som baseras på allmän lönestatistik från Statistiska centralbyrån (SCB). Tills vidare är den årliga uppräkningen 2,4 procent. Den automatiska uppräkningen sker per individ i projekt som pågår mer än ett år. Den beslutade projektbudgeten räknas däremot inte upp utan kommer förbli oförändrad.

Timanställd personal

För personal som är timanställd utgör timlönen inklusive semestersättning den stödberättigande lönekostnaden per timme. Timkostnaden räknas om till månadslön baserad på heltidstjänst. Månadslönen ligger sedan till grund för uträkning i personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning.

Exempel på beräkning av timanställd personal

• En timanställd person arbetade 16 timmar i projektet under oktober med timlönen 250 kr inklusive semesterersättning.
• Månadslönen blir 250 kr/timme x 1720 (Arbetad tid per år)/12 (månader) = 35 833,33 kr. Denna månadslön anges i personalredovisningen i ”Min ansökan” för individen.
• Den stödberättigande kostnaden för individen räknas automatiskt fram i ”Min ansökan” baserat på redovisad tid i projektet. 16 timmar x 250 kr per timme = 4 000 kr.

Verifierande underlag

Anställningsavtal och underlag för lön

Både stödmottagaren och projektpartners ska vid en kontroll kunna uppvisa anställningsavtal. För att personalkostnaderna ska vara stödberättigande krävs att ett anställningsförhållande finns mellan organisationen som tar upp kostnader och individen som redovisar tid i projektet.

Stödmottagaren ska även kunna uppvisa lönespecifikationer som styrker den upptagna månadslönen som användes första gången som en individ rapporterar tid i projektet (underlag för beräkning av enhetskostnad).

Verifierande underlag i den löpande redovisningen

Det ska finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som innehåller samma uppgifter som Migrationsverkets mall för tidsredovisning kan ni använda ett utdrag ur det tidredovisningssystemet som underlag för att styrka arbetad tid. Om arbetad tid attesteras av en chef i tidredovisningssystemet behöver inte personen som utfört arbetet i projektet intyga utdragets riktighet.

Även lönespecifikationer som styrker att projektpersonal har varit i tjänst under den period som ni rapporterar kostnader för ska kunna uppvisas.

För att personalkostnader ska vara stödberättigande ska följande krav vara uppfyllda:

• De ska vara direkt knutna till projektarbetet.
• De ska vara särredovisade i bokföringen.
• Anställningsavtal ska finnas
• Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.

I planeringen av ett projekt och när budgeten tas fram behöver ni stämma av med er ekonom eller redovisningsavdelning för att ta hänsyn till eventuella begränsningar i era bokföringssystem innan ni väljer modell för ersättning av löner.

Ersättningen av personalkostnader sker genom ersättning av faktiskt projektbokförda och utbetalade kostnader. Eftersom kostnader ska vara både bokförda och utbetalade för att vara stödberättigande så är det inte tillåtet att tillämpa schabloner eller utjämningar av t.ex. lönekostnadspåslag över året för att redovisa bruttolönekostnader.

Perso­nal­kost­nader för personer som arbetar i projektet får beräknas på två sätt:

Andel av månadslön (fast tid): En fast procentandel av bruttopersonalkostnaderna motsvarande en fast procentandel av den arbetstid som ägnas åt insatsen per månad.

Timlön (varierande tid): Ersättning beräknas som en timersättning eller den timlön som en timanställd har. Arbetstid per månad kan variera mellan månaderna.

Andel av månadslön (fast tid i projektet)

Beräkningsmodellen utgår ifrån att personal avdelas för att arbeta en fast procentandel av sin arbetstid i projektet. Detta alternativ passar för anställda som arbetar hel- eller deltid i projektet och där den procentuella andelen av den totala arbetstiden i projektet inte varierar mellan månader. Med denna beräkningsmodell ska en motsvarande procentandel av bruttopersonalkostnaderna (inklusive lönekostnadspåslag) bokföras i projektet varje månad. Procentandelen får inte variera mellan månaderna.

För personal som arbetar fast tid i projekten ska arbetsgivaren utfärda ett avdelningsbeslut. I avdelningsbeslutet ska den fasta procentandelen för respektive individs arbetstid i projektet anges. Dokumentet bör upprättas innan de anställda påbörjar sitt arbete i projektet, dock senast innan ansökan om utbetalning inkommer till Migrationsverket. Vi rekommenderar att ni använder mallen för avdelning av personal Pdf, 1.2 MB, öppnas i nytt fönster. som Migrationsverket har tagit fram.

Inga tidsrapporteringar krävs för personal som arbetar fast tid i projektet.

Heltid: Den anställda arbetar heltid i projektet och hela lönekostnaden är stödberättigande. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.

Deltid: Lönekostnaderna beräknas som en fast procentsats av den anställdas lönekostnader per månad, beloppet ska stämma överens med den procentsats som den anställda är avdelad att arbeta i projektet. Procentandelen är fast och får inte variera mellan månaderna. Eventuell semester och sjukfrånvaro får ingå i lönekostnaderna.

Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:

• Anställningsavtal
• Avdelningsbeslut
• Lönespecifikationer
• Bankutdrag / underlag som styrker att kostnaderna är betalda.

Timlön (varierande tid i projektet)

Detta beräkningsalternativ passar för anställda där den arbetade tiden i projektet varierar mellan månader. Beräkningen utgår från en uträknad timersättning, eller den fastställda timersättningen som anges i anställningsavtalet om en person är timanställd i projektorganisationen. Lönekostnadspåslag ska ingå i uträkningen.

För att fastställa de direkta personalkostnaderna får en timlön beräknas på något av följande sätt:

• Genom att de senaste dokumenterade årliga bruttopersonalkostnaderna divideras med 1 720 timmar för personer som arbetar heltid eller med motsvarande proportionell andel av 1 720 timmar för personer som arbetar deltid.
• Genom att de senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaderna per månad divideras med den genomsnittliga arbetstiden per månad för den berörda personen i enlighet med de tillämpliga nationella regler som det hänvisas till i anställningsavtalet.

När timlönen beräknas enligt något av alternativen ovan får det totala antalet timmar som deklareras per person för ett visst år eller en viss månad inte överstiga det antal timmar som används för beräkningen av timlönen. Det är därmed inte tillåtet att rapportera in ett högre belopp än det som faktiskt betalats ut under månaden.

Om de årliga bruttopersonalkostnaderna inte är tillgängliga får de härledas från de tillgängliga dokumenterade bruttopersonalkostnaderna efter anpassning till en tolvmånadersperiod.

Tidsrapportering krävs för att styrka arbetad tid. Migrationsverket accepterar två typer av underlag för att styrka arbetad tid i projektet.

1. Utdrag ur er organisations tidredovisningssystem kan godkännas som underlag för tidsredovisningen, om de uppfyller kraven som anges nedan. Om ni ska tillämpa denna typ av underlag är det viktigt att ni tidigt tar kontakt med ansvarig handläggare för ert projekt för att stämma av om ert tidredovisningssystem uppfyller dessa krav:

• Visa tiden som den anställda har arbetat i projektet med tydlig koppling till projektet i utdraget (helst projektnamn).
• Arbetstiden ska i tidredovisningssystemet attesteras av behörig individ inom organisationen och det ska gå att utläsa i systemet vem som attesterat tidsrapporteringen.

2. Om ni inte har ett tidredovisningssystem eller om det inte uppfyller kraven i punkt 1 ska ni använda de tidsredovisningsmallar Excel, 40.9 kB, öppnas i nytt fönster. som Migrationsverket tagit fram.

• Tidredovisningsmallarna ska skrivas under.

Exempel på underlag som kan krävas in för att styrka kostnaderna:

• Anställningsavtal
• Tidsrapportering
• Lönespecifikationer
• Bankutdrag / underlag som styrker att kostnaderna är betalda.

Schablonen ska endast användas i projekt som ansöker om stöd efter den 28 februari 2023.

Ni ska beräkna lönekostnadspåslag (LKP) som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet.

Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den ska spegla de faktiska lönekostnadspåslagen som förväntas gälla vid projektets början. Migrationsverket beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden.

Schablonen får innefatta:

• Lagstadgade arbetsgivaravgifter
  

• Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
• Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
• Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen

Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av er organisation.

Ni ska bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i er budget i ansökan om stöd.
Mallen Schablon för lönekostnadspåslag finns här. Excel, 36.5 kB, öppnas i nytt fönster.

Schablonkostnader är ett förenklat redovisningsalternativ där projektet ersätts för vissa typer av kostnader baserat på hur mycket kostnader som projektet har under andra kostnadsslag.

Alla kostnader förutom personalkostnader ersätts med en 40 % schablon (beräknad på personalkostnader). Dessa projekt budgeterar för och redovisar faktiska kostnader endast under personalkostnader.

Läs mer om regler för upphandling och inköp inom projektverksamheten

Kostnader för följande kategorier räknas som indirekta kostnader om de inte ingår i en specifik aktivitet i projektet. Indirekta kostnader ska täckas av den 40 % schablonen (beräknad på personalkostnader) för projektet.

Över­gri­pande styr­ning och ledning

• Indirekta personalkostnader i organisationen, till den del som inte arbetar direkt i projektet (exempelvis ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring och juridik).

Perso­nal­stöd

• Utbildning och annan kompetensutveckling för ordinarie arbete, här avses inte projektrelaterad utbildning.
• Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst.
• Sjuk- och hälsovård.
• Frisk- och personalvårdsförmåner, exempelvis läkemedel och terminalglasögon.
• Löneförmåner, både skattepliktiga och ej skattepliktiga.

Lokaler för projekt­per­sonal och därtill rela­te­rade utgifter

• Lokalkostnader för projektpersonal och administration (kontorslokaler).
• Förvaltning och drift av lokaler, inklusive underhåll, städ, vaktmästeri, väktare och reparationer.
• Försäkringar kopplade till lokaler för personal och till kontorsutrustning, exempelvis brand- och stöldförsäkring.
• El, värme, gas och vatten.

Recep­tion, kontors­ser­vice, tele­kom­mu­ni­ka­tion

• Kommunikation såsom telefon, fax, internet, postservice och porto.
• Inköp, hyra, avskrivning, leasing, reparation och underhåll av kontorsutrustning, exempelvis möbler och datorer inklusive programvaror.
• Kontorsmaterial och förbrukningsmaterial, exempelvis papper, pennor, pärmar, bläckpatroner.
• Bankavgifter för konton och kort.
• Böcker och tidningar.

Regi­stratur och arki­ve­ring

• Registratur- och arkiveringskostnader.

Övriga kost­nader

• Intern representation.
• Gåvor.