Faktiska kost­nader plus 15% scha­blon

Ersättning av faktiska kostnader, det vill säga kostnader som uppstått och betalats vid genomförandet av projektet omfattas av några grundläggande krav. De ska:

• Vara nödvändiga för projektets genomförande.
• Ha uppkommit under den projektperiod som är fastställd i beslut om stöd.
• Uppfylla de villkor som anges i beslut om stöd och vara upptagna i projektets budget.
• Vara skäliga, kostnadseffektiva, prisvärda samt förenliga med EU-rättsliga och nationella bestämmelser.
• Kunna styrkas genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed.
• Motsvara utbetalade belopp och får inte innehålla uträkningar i form av exempelvis schabloner, internfaktureringar eller vinstmarginaler.

Läs mer om regler för upphandling och inköp inom projektverksamheten

Personalkostnader är stödberättigande om de:

• Är förenliga med beslut om stöd och villkoren för stöd.
• Har uppkommit och är nödvändiga för att genomföra projektet.
• Är skäliga och präglas av kostnadseffektivitet och prisvärdhet.
• Har uppkommit under projektperioden.
• Inte har ersatts från annat håll, till exempel genom lönebidrag, anställningsstöd eller andra bidrag.
• Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.
• Är förenliga med unionsrättsliga och nationella bestämmelser.
• Uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.

Modell för uträkning av personalkostnader

För att förenkla administrationen för stödmottagarna använder sig Migrationsverket av enhetskostnader vid redovisning av projektpersonalens nedlagda tid i projektet.

Kostnader för personal ersätts genom en framräknad enhetskostnad per timme som individer arbetar i projektet. Den anställdes timlön beräknas utifrån månadslönen (den månad då denna först rapporterar tid i projektet), Om en anställd arbetar deltid ska ordinarie månadslön anges som om individen arbetade heltid.
Följande formel används vid beräkningen:

• Ordinarie månadslön x 12 / 1 720 timmar = timlön

Årsarbetstiden 1 720 timmar är ett EU-genomsnitt och avser nettoarbetstid för en heltidsanställd person. Det vill säga exklusive semester och helgdagar. 1 720 timmar ska användas för uträkningen av alla personalkostnader.

Ett projekt kan som mest få stöd för 1 720 timmar per kalenderår och heltidsanställd eller proportionerlig andel för de som är anställda på deltid.

Det är projektägarens ansvar att säkerställa att den rapporterade årsarbetstiden inte överskrids.

Den beräknade enhetskostnaden för timlönen fastställs för varje individ vid första lägesrapporteringen som individen rapporterar tid i och används sedan under hela projektperioden. Kommande löneförhöjningar inkluderas genom att timlönen automatiskt räknas upp var tolfte månad med en procentsats som baseras på allmän lönestatistik från Statistiska centralbyrån (SCB). Tills vidare är den årliga uppräkningen 2,4 procent. Den automatiska uppräkningen sker per individ i projekt som pågår mer än ett år. Den beslutade projektbudgeten räknas däremot inte upp utan kommer förbli oförändrad.

Timanställd personal

För personal som är timanställd utgör timlönen inklusive semestersättning den stödberättigande lönekostnaden per timme. Timkostnaden räknas om till månadslön baserad på heltidstjänst. Månadslönen ligger sedan till grund för uträkning i personalkostnadsdelen av ansökan om utbetalning.

Exempel på beräkning av timanställd personal

• En timanställd person arbetade 16 timmar i projektet under oktober med timlönen 250 kr inklusive semesterersättning.
• Månadslönen blir 250 kr/timme x 1720 (Arbetad tid per år)/12 (månader) = 35 833,33 kr. Denna månadslön anges i personalredovisningen i ”Min ansökan” för individen.
• Den stödberättigande kostnaden för individen räknas automatiskt fram i ”Min ansökan” baserat på redovisad tid i projektet. 16 timmar x 250 kr per timme = 4 000 kr.

Verifierande underlag

Anställningsavtal och underlag för lön

Både stödmottagaren och projektpartners ska vid en kontroll kunna uppvisa anställningsavtal. För att personalkostnaderna ska vara stödberättigande krävs att ett anställningsförhållande finns mellan organisationen som tar upp kostnader och individen som redovisar tid i projektet.

Stödmottagaren ska även kunna uppvisa lönespecifikationer som styrker den upptagna månadslönen som användes första gången som en individ rapporterar tid i projektet (underlag för beräkning av enhetskostnad).

Verifierande underlag i den löpande redovisningen

Det ska finnas en tidredovisning som dag för dag verifierar antal arbetade timmar i projektet. Om ni har ett eget tidredovisningssystem som innehåller samma uppgifter som Migrationsverkets mall för tidsredovisning kan ni använda ett utdrag ur det tidredovisningssystemet som underlag för att styrka arbetad tid. Om arbetad tid attesteras av en chef i tidredovisningssystemet behöver inte personen som utfört arbetet i projektet intyga utdragets riktighet.

Även lönespecifikationer som styrker att projektpersonal har varit i tjänst under den period som ni rapporterar kostnader för ska kunna uppvisas.

För att personalkostnader ska vara stödberättigande ska följande krav vara uppfyllda:

• De ska vara direkt knutna till projektarbetet.
• De ska vara särredovisade i bokföringen.
• Anställningsavtal ska finnas
• Traktamenten och utlägg får inte tas upp som personalkostnader utan ska redovisas under andra kostnadsslag. I de fall en schablon ersätter de andra kostnadsslagen ingår kostnaderna där.

I planeringen av ett projekt och när budgeten tas fram behöver ni stämma av med er ekonom eller redovisningsavdelning för att ta hänsyn till eventuella begränsningar i era bokföringssystem innan ni väljer modell för ersättning av löner.

Ersättningen av personalkostnader sker genom ersättning av faktiskt projektbokförda och utbetalade kostnader. Eftersom kostnader ska vara både bokförda och utbetalade för att vara stödberättigande så är det inte tillåtet att tillämpa schabloner eller utjämningar av t.ex. lönekostnadspåslag över året för att redovisa bruttolönekostnader.

Perso­nal­kost­nader för personer som arbetar i projektet får beräknas på två sätt:

Andel av månadslön (fast tid): En fast procentandel av bruttopersonalkostnaderna motsvarande en fast procentandel av den arbetstid som ägnas åt insatsen per månad.

Timlön (varierande tid): Ersättning beräknas som en timersättning eller den timlön som en timanställd har. Arbetstid per månad kan variera mellan månaderna.

Läs mer om personalkostnader

Schablonen ska endast användas i projekt som ansöker om stöd efter den 28 februari 2023.

Ni ska beräkna lönekostnadspåslag (LKP) som en procentsats för varje organisation som har lönekostnader i projektet.

Procentsatsen kan skilja sig mellan olika partner i ett projekt. Den ska spegla de faktiska lönekostnadspåslagen som förväntas gälla vid projektets början. Migrationsverket beslutar om en procentsats för varje organisation inom ett projekt. Procentsatsen ska användas genom hela projektperioden.

Schablonen får innefatta:

• Lagstadgade arbetsgivaravgifter
• Avtalade pensioner och särskild löneskatt på dessa
• Medlemsavgifter till arbetsgivarorganisationer
• Avtalsförsäkringar som omfattar all personal på arbetsplatsen

Den får inte innefatta interna avsättningar eller påslag mellan exempelvis olika delar av er organisation.

Ni ska bifoga ett beräkningsunderlag till ansökan om stöd. Underlaget ska visa vilka typer av kostnader ni har räknat med för att komma fram till den procentsats ni anger i er budget i ansökan om stöd.

Mall Schablon för lönekostnadspåslag Excel, 36.5 kB, öppnas i nytt fönster.

Resor och logikostnader som är kopplade till projektets genomförande är stödberättigande om dessa finns med i den godkända budgeten i beslutet om stöd. För att kostnaderna ska vara stödberättigande måste underlagen tydligt visa vilka som rest och syftet med resan. Enbart de kostnader som projektorganisationen står för ska tas upp under kostnadsslaget. Resor som till exempel fakturerats av konsulter ska tas upp under kostnadsslaget ”Extern sakkunskap och externa tjänster”.

Utgångspunkten för att resor och logi ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens policy och riktlinjer för resor tillämpas vid val av färdsätt. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Följande kost­nader för resor och logi är stöd­be­rät­ti­gande:

• Resor, t.ex. biljetter, rese- och bilförsäkring, bränsle, mil- eller kilometerersättning, vägtullar och parkeringsavgifter
• Vid användning av bil ska körjournal föras med datum, sträcka, resans syfte, orter och vilka som rest.
• Inköp av resekort ska budgeteras tydligt och beräkningsunderlag krävs som styrker att resekortet är det mest kostnadseffektiva alternativet. Vid köp av resekort ska en journal över resor upprättas.
• Vid resor är som regel endast biljetter i ekonomiklass stödberättigande.
• Eventuella avgifter för avbokad resa eller hotellrum och kostnader för resor och hotellrum som inte utförts är stödberättigande endast i undantagsfall. Ni måste kunna styrka sjukdom eller andra motiverade skäl med underlag för att dessa kostnader ska godkännas.
• Logi
• Visum
• Diplomatpass
• Andra kostnader som uppstått i samband med resan, till exempel vaccinationer.
• Dagtraktamenten som inte täcks av ovanstående kostnader.

Inve­ste­ringar

Investeringar kan vara stödberättigande inom AMIF och innefattar inköp av utrustning som införskaffats för stadigvarande bruk. De bör ha en avskrivningstid på minst 3 år. Vanligtvis ersätts endast avskrivningskostnader för investeringar. Om utrusningen avyttras under projektperioden ska intäkten redovisas i projektet. I det fall hela inköpskostnaden ska ersättas i projektet och utrusningen har ett restvärde vid projektslut, kan Migrationsverket besluta att utgiften bara är stödberättigande till viss del.

Utgifter för köp av begagnad utrustning är stödberättigande endast under följande förutsättning att:

• Inget annat stöd för utrustningen har tagits emot. Utgiften ska kunna styrkas med intyg från säljaren och ska visa varifrån inventariet kommer samt bekräfta att det inte har köpts med hjälp av bidrag från EU.
• Kostnaden inte överstiger marknadsvärdet och är lägre än kostnader för liknande ny utrustning.
• Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för genomförande av projektet och uppfyller gällande normer och standarder.

Mate­riel

Kostnader för materiel är stödberättigande om det är nödvändigt för att genomföra projektet. Kostnader avseende projektpersonalens kontorsutrustning, kontorsmaterial, förbrukningsmaterial innefattas i schablonen för indirekta kostnader och ska därmed inte tas upp som direkta kostnader.

För att kostnader för materiel ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för inköp tillämpas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Exempel på kostnader för materiel:

• Böcker
• Trycksaker och informationsmaterial

Lokaler

Egna lokaler

Kostnader för egna lokaler är stödberättigande om lokalen nyttjas av deltagarna i projektet. För att kostnaderna för interna lokaler ska vara stödberättigande ska projektet visa en tydlig beräkningsmodell som visar hur stor andel av hyran som har direkt med deltagarnas aktiviteter att göra.

Kostnader för projektpersonalens kontorslokaler (inklusive förvaltnings och driftkostnader) är en indirekt kostnad och ersätts genom schablonersättning för indirekta kostnader, dessa kostnader ska därmed inte tas upp som en direkt kostnad.

Externa lokaler

Hyra av externa lokaler för att genomföra projektet är stödberättigande. Med externa lokaler avses exempelvis lokaler för möten med deltagare, seminarier och konferenser. Projektet kan endast få stöd för den andel av lokalytan som hyrs samt för den tid lokalerna används för att genomföra aktiviteter i projektet. Beräkningsunderlag krävs.

För att kostnader för lokaler vara stödberättigande måste den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling och inköp följas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster för att genomföra projektet är stödberättigande.

Exempel på extern sakkunskap och externa tjänster:

• Konsulter
• Översättningar
• Tolkkostnader
• Marknadsföring, kommunikation och reklam
• Tjänster i samband med evenemang eller möten.
• Resor och logi för konsulter
• Utvärderare

Revisionskostnader ersätts genom schablonersättning för indirekta kostnader, dessa ska inte tas upp som en direkt kostnad.

Utgångspunkten för att kostnader för extern sakkunskap och externa tjänster ska bedömas som stödberättigande är att den egna organisationens upphandlingspolicy och riktlinjer för inköp tillämpas. Migrationsverket kan komma att kräva att projekten styrker att dessa följts.

Kostnader för följande kategorier räknas som indirekta kostnader om de inte ingår i en specifik aktivitet i projektet. Indirekta kostnader ersätts med en 15 % schablon (beräknad på personalkostnader) för projektet.

Över­gri­pande styr­ning och ledning

• Indirekta personalkostnader i organisationen, till den del som inte arbetar direkt i projektet (exempelvis ledning, kundservice, personalenhet, ekonomi, administration, IT-support, information, marknadsföring och juridik).

Perso­nal­stöd

• Utbildning och annan kompetensutveckling för ordinarie arbete, här avses inte projektrelaterad utbildning.
• Rekryteringskostnader inklusive utannonsering av tjänst.
• Sjuk- och hälsovård.
• Frisk- och personalvårdsförmåner, exempelvis läkemedel och terminalglasögon.
• Löneförmåner, både skattepliktiga och ej skattepliktiga.

Lokaler för projekt­per­sonal och därtill rela­te­rade utgifter

• Lokalkostnader för projektpersonal och administration (kontorslokaler).
• Förvaltning och drift av lokaler, inklusive underhåll, städ, vaktmästeri, väktare och reparationer.
• Försäkringar kopplade till lokaler för personal och till kontorsutrustning, exempelvis brand- och stöldförsäkring.
• El, värme, gas och vatten.

Recep­tion, kontors­ser­vice, tele­kom­mu­ni­ka­tion

• Kommunikation såsom telefon, fax, internet, postservice och porto.
• Inköp, hyra, avskrivning, leasing, reparation och underhåll av kontorsutrustning, exempelvis möbler och datorer inklusive programvaror.
• Kontorsmaterial och förbrukningsmaterial, exempelvis papper, pennor, pärmar, bläckpatroner.
• Bankavgifter för konton och kort.
• Böcker och tidningar.
  

Regi­stratur och arki­ve­ring

• Registratur- och arkiveringskostnader.
  

Övriga kost­nader

• Intern representation.
• Gåvor.