Att ansöka om utbetalning
En lägesrapport av projektgenomförandet samt ekonomisk redovisning ska lämnas in varje gång ni ansöker om utbetalning. Tidpunkten för när ni ska inkomma med ansökan om utbetalning finns angiven i ert beslut om stöd. Här nedan kan ni hitta information och stöd kring hur ni ska ansöka om utbetalning.
Ansök om utbetalning
Ni ansöker om utbetalning via systemet Min Ansökan (minansokan.se)
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Det är viktigt att ni som arbetar med rapporteringen även läser Krav för stöd för att se till att rapporteringen blir korrekt och att de kostnader ni redovisar är stödberättigande.
Obligatoriska bilagor
Endast följande obligatoriska bilagor ska skickas in i samband med er ansökan om utbetalning (övriga underlag begärs in vid behov):
- Huvudboksutdrag från stödmottagare samt eventuella projektpartners för aktuell rapportperiod (bifogas som dokument till utbetalningen)
- Personalkostnadssammanställning (bifogas som dokument till utbetalningen)
- Lägesrapport (bifogas som dokument till lägesrapporten)
- Signeringsunderlag: När ni har skickat in er ansökan om utbetalning ska ni öppna utbetalningen igen och trycka på knappen ”Skriv ut signeringsunderlag”. Signeringsunderlaget ska skrivas ut, skrivas under av behörig individ och scannas in och laddas upp i Min ansökan via kompletteringsfunktionen för projektet.
Migrationsverket tillämpar riskbaserad granskning och kommer begära in övriga underlag som behövs i granskningen efter att er ansökan om utbetalning har skickats in.
Mallar och obligatoriska bilagor finns under rubriken Mallar och blanketter.
- Logga in i Min ansökan. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Om ni behöver lägga till kontaktpersoner som ska kunna arbeta med ansökan om utbetalningar och lägesrapporter behöver ni kontakta de ansvariga handläggarna för ert projekt på Migrationsverket.
- Gå till ert projekt i ”Min ansökan”.
- Tryck på ”Alternativ” ni får då följande alternativ:
- Utbetalningar: Väljer ni detta kan ni skapa upp, arbeta med och skicka in utbetalningar i projektet.
- Komplettering: Väljer ni detta så kommer ni till en funktion där ni kan kommunicera och skicka in filer till Migrationsverket. Detta alternativ ska användas när ni skickar in t.ex. signeringsunderlag, kompletteringar, ändring av kontouppgifter.
Vi rekommenderar att ni använder denna funktion istället för mejl när det rör kommunikation om ert projekt.
Projektexempel ur Min ansökan
Utgifter
Den ekonomiska redovisningen görs direkt i Min ansökan Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Ni kan välja att lägga till varje post för sig eller att rapportera via en CSV fil som ni läser in i systemet. Nedan kan ni se exempel på CSV filer och rubriker för den ekonomiska rapporteringen.
- Faktiska kostnader + 15% schablon av personalkostnader för att täcka indirekta kostnader.
Exempel på rubriker för redovisning av faktiska kostnader - Personalkostnader + 40% schablon för att täcka övriga kostnader i projektet.
Exempel på rubriker för redovisning av personalkostnader
Vilket av alternativen ni ska använda för er rapportering anges i ert beslut om stöd. Ni ska bara rapportera kostnader mot kostnadsslag som finns upptagna i er budget.
Notera att ni i er ansökan om utbetalning ska bifoga följande obligatoriska bilagor under ”Dokument” i ”Min ansökan”:
- Huvudboksutdrag från stödmottagare samt eventuella projektpartners för aktuell rapportperiod (bifogas som dokument till utbetalningen)
- Personalkostnadssammanställning
Excel, 314.1 kB, öppnas i nytt fönster. (bifogas som dokument till utbetalningen)
Lägg till från CSV fil
Ni kan hämta data från ert ekonomisystem och sedan läsa in data i ”Min ansökan”. På så vis kan ni läsa in flera utgiftsrader på en gång. I och med att data hämtas direkt från ekonomisystemet minskas risken för fel. Exportera först de uppgifter ni vill läsa in från ert ekonomisystem till Excel. Vi rekommenderar att ni har en fil för varje organisation (stödmottagare och projektpartner).
Se till att den översta raden i Excelarket innehåller rubriker för de kolumner de avser. Rubrikerna måste vara rättstavade men den inbördes ordningen spelar ingen roll. Rubrikerna är obligatoriska:
Obligatoriska rubriker i Min ansökan
I vissa av kolumnerna ska ni ange standardvärden för alla kostnader. Denna information ska alltid anges som värden för nedanstående rubriker (utan citattecken):
- Valutakod: ”SEK”
- Bilaga NO: ”-”
- Kostnadsslag: något av följande kostnadsslag ska anges för varje kostnad: ”Personalkostnader”, ”Resor och logi”, ”Investeringar, materiel och lokaler”, ”Externa tjänster”, ”Projektintäkter (negativ kostnad)”, ”Schablonkostnader”, ”Enhetskostnader”, ”Klumpsumma”.
- Leverantör: Ska vara firmanamnet på leverantören av en vara en eller tjänst. Fältet ska enbart fyllas i om kostnader redovisas under följande kostnadsslag:
- Resor och logi,
- Investeringar, materiel och lokaler,
- Externa tjänster.
Schablonkostnader
Schablonen ska rapporteras på en rad och ska antingen vara 15% av personalkostnader för att täcka indirekta kostnader eller 40% schablon för att täcka resterande kostnader i projektet. Ni ska redovisa den schablonsats som anges i ert beslut om stöd. Ni ska inte särredovisa kostnaderna som ingår i schablonerna eller ta med dessa i rapporteringen. Nedanstående information ska registreras för schabloner:
- Ver No, Konto, Kontonamn, Leverantör: ”Ej tillämpligt”
- Verifikattext: Schablon 40% eller schablon 15%
- Bokförd: Sista datumet i er rapporteringsperiod
- Betald: Sista datumet i er rapporteringsperiod
- Valutakod: SEK
- Belopp: Belopp på schablonen
- Kostnadsslag: ”Schablonkostnader”
- Leverantör: Ska lämnas tom
Exempel på hur redovisning av en schablon kan se ut i CSV filen:
Redovisning av schablon
Spara om filen i CSV format
När ni är klara med Excelfilen ska den sparas som CSV-format för att kunna läsas in i ”Min ansökan”. Öppna Excel-filen välj att spara den i filformatet CSV (kommaavgränsad).
Exempel - Spara om filen som CSV
Filen kan sedan laddas upp till Min ansökan. Vid uppladdningen får du välja vilken sökande eller medsökande (stödmottagare och projektpartner) filen avser. Du kan även ladda upp flera filer på en gång och då välja vilka filer som ska kopplas mot vilken, sökande eller medsökande. Ni ändrar organisation som ska kopplas till en fil i det blåmarkerade fältet i bilden nedan.
Lägg till vertikalfil
Om data i enskilda celler i CSV-filen inte går att läsa in, så kommer systemet att hoppa över denna cell och gå till nästa. Du kan sedan rätta detta genom att redigera den rad där luckan uppstått. Om du har enskilda luckor i de data som lästs in är det enkelt att rätta det rad för rad, men om du har stora luckor är det oftast enklare att rätta bristerna i CSV-filen och ladda upp den igen. Här finns en kort instruktionsfilm. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
Medfinansiering ska redovisas
Utöver utgifterna ska ni även redovisa medfinansieringen för redovisningsperioden. Medfinansieringen anges separat för varje organisation (stödmottagare och projektpartner). Valutakod ska alltid anges i ”SEK”.
Om stödandelen från AMIF är:
- 75%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 25% av de redovisade kostnaderna.
- 90%, ska den totala medfinansieringen uppgå till 10% av de redovisade kostnaderna.
Om medfinansieringen inte är korrekt angiven kommer ni inte kunna skicka in er ansökan. Ni kommer då få felmeddelanden i systemet när ni försöker skicka in ansökan. Vi rekommenderar därför att ni alltid validerar ansökan innan ni försöker skicka in den.
Utfall av programindikatorer rapporteras direkt i systemet Min ansökan. Information om projektgenomförandet samt vilka resultat som uppnåtts redovisas i mallen ”Lägesrapport” som laddas upp i systemet samt bifogas till er ansökan om utbetalning.
Programindikatorer
Utfallet för programindikatorer rapporteras ackumulerat för hela projektperioden. I varje ny lägesrapport ska ni ange det totala utfallet för varje indikator i projektet som ni i slutet av rapporteringsperioden nått ut till.
Rapportera programindikatorer som avser deltagare
All rapportering av programindikatorer som rör deltagare och personer rapporteras in till Migrationsverket på individnivå. Deltagare och personer som ska rapporteras mot programindikatorer kan bara läggas till via en CSV-fil.
Rapporteringen sker genom att ni anger följande för varje individ:
- Unikt och fullständigt identifieringsnummer: Person-, LMA-, samordningsnummer.
- Ålderskategori: ”Under 18”, ”Mellan 18 - 60”, ”Över 60”.
- Könskategori: ”Män”, ”Kvinnor”, ”Icke-binära”.
Kategorierna i CSV-filen måste stavas exakt som angetts ovan, inklusive stora och små bokstäver samt mellanslag.
Under Mallar och blanketter finns en exempelfil att ladda ner. Den ska fyllas i enligt exemplet nedan.
Exempel på rapportering per individ och kön. Observera att personnumren är testpersonnummer utan fysiska personer bakom. Källa Skatteverket.
När ni är klara med Excelfilen ska den sparas som CSV-format för att kunna läsas in i ”Min ansökan”. Öppna Excel-filen välj att spara den som CSV (kommaavgränsad).
Exempel - Spara om filen som CSV
När ni sparat filen kan ni ladda upp den i Min ansökan. Var noga med att ladda upp rätt fil mot rätt indikator. En CSV-fil ska laddas upp för varje indikator och underindikator.
Eftersom utfallet rapporteras ackumulerat i varje lägesrapport så kommer ni få upp en ruta som frågar om ni vill ersätta tidigare rapporterat resultat. Den visar vad som har ändrats mot tidigare rapporterat utfall.
Verksamhetsredovisning
Till varje ansökan om utbetalning ska ni bifoga en lägesrapport.
Word, 200.6 kB. I lägesrapporten ska ni redogöra för projektets progression i relation till projektmålet.
Projektets redovisning ska kunna styrkas med relevant dokumentation, men inga andra bilagor utöver Lägesrapporten krävs vid tertialredovisningen. Uppräkning av underlag i förklarande texten i Lägesrapporten är endast ett exempel. Varje projekt är unikt och det är stödmottagarens ansvar att sammanställa dokumentation och spara underlag som intygar genomförda aktiviteter vid kontroller av ert projekt.
Tryck på ”Dokument” och bifoga det ifyllda dokumentet Lägesrapport . Skicka in din ansökan om utbetalning.
Lägesrapport 1 i Min ansökan
Kontakta oss
Har du frågor angående innehållet på webbsidan kan du kontakta din kontaktperson på fonden.
Stöter du på problem i ”Min ansökan”, kontakta fonderna-support@migrationsverket.se