Yttrande från etiska rådet angående digitalisering och avgiftshantering

Migrationsverket önskar att etiska rådet belyser vilka etiska aspekter som kan aktualiseras vid Migrationsverkets avgiftshantering som kan utgöra ett konkret exempel på hur svårt vi kan göra det för våra sökande att välja manuella lösningar när vi digitaliserar. Vilka etiska aspekter behöver tas i beaktande när man genomför en väldigt långtgående digitalisering som i sin tur kan medföra att den begränsar sökandens möjligheter t.ex. att erlägga en avgift med kontanter?

Generaldirektörens fråga

Bakgrund

Migrationsverkets verksamhetsstrategi innehåller fem strategiska inriktningar som Migrationsverket ska ha särskilt fokus på de kommande åren. En av de strategiska inriktningarna handlar om tillgänglighet och service. I den tillhörande tillgänglighets- och serviceplanen anges att digitala kanaler ska utvecklas för att bli ett förstahandsval. Personliga kanaler, främst röst- och videosamtal, ska erbjuda stöd och vägledning för de som behöver. Den fysiska servicen ska ge stöd till de grupper som har störst behov.

En annan strategisk inriktning handlar om att utveckla digitaliseringen varpå Migrationsverket har tagit fram en utvecklingsplan för digitalisering. I den planen anges att Migrationsverket ska använda digitaliseringen som ett av flera medel i myndighetens transformation för att bättre möta samhällets krav på service, effektivitet och rättssäkerhet. Myndigheten ska automatiseras, i samklang med andra aktörer, så långt det är möjligt ur rättsliga och etiska perspektiv. Medarbetarna ska bidra med den verksamhetskunskap och den service som maskinerna inte klarar av. Genom transformationen kommer kvaliteten att öka och Migrationsverkets avtryck i statsbudgeten att minska.

Inom ramen för den strategiska inriktningen digitalisering har Migrationsverket initierat ett projekt kallat ”Projekt avgiftshantering”. Projektet har syftet att bland annat öka digitaliseringen av Migrationsverkets avgiftshantering, med ambitionen att myndigheten ska nå upp till de rekommendationer (och eventuellt framtida krav) som ställs av Regeringen, Riksrevisionen och Ekonomi-styrningsverket samt att säkerställa en säkrare och snabbare hantering av an-sökan för den sökande.

Under 2023 har Migrationsverket påbörjat ett arbete med att digitalisera avgiftshanteringen vid olika typer av pappersansökningar från sökande samt att säkerställa en spårbarhet mellan ansökan och för ansökan betald avgift. Detta gäller främst när ansökan betalas i en reception eller via bankgiro.

Myndigheternas utvecklingsinsatser och digitalisering måste vara förenliga med den rådande lagstiftningen på området. Lag (2022:1568) om Sveriges riksbank (4 kap. 12 §) är tillämplig när det gäller betalning av ansökningsavgifter på myndigheter. Det innebär att Migrationsverket har en skyldighet att ta emot kontanter, istället för betalning med kort eller digital betalning. Det noteras att i beslut 8524-2022 har JO kritiserat Skatteverket för att myndigheten inte tar emot kontant betalning vid ansökan om byte av förnamn.
Enligt en rapport från Riksbanken ställer den tekniska utvecklingen, de nya aktörerna och digitaliseringen av betalningar frågan om statens framtida roll på betalningsmarknaden på sin spets (Betalningsrapport 2021 ”Pandemin på-skyndar utvecklingen mot digitala betalningar”).

I samband med myndighetens digitala transformation uppstår det ibland frågor om vilka områden som ska digitaliseras och som en följd av det, vilka områden som kan digitaliseras men där myndigheten behöver behålla en mer traditionell förmåga. En övergripande frågeställning är vilka etiska aspekter som behöver tas i beaktande när man genomför en väldigt långtgående digitalisering som i sin tur kan påverka den sökande på olika sätt, både i positiv och i negativ riktning.

Problemställningar

Projektet avgiftshantering ska bl.a. bidra till en säkrare och snabbare hantering av ansökan för sökande. Det kan dock finnas risker med alltför långtgående digitaliserade flöden. Det kan bl.a. innebära svårigheter för vissa individer som inte har tillgång till eller kunskap om hantering av telefon, dator eller internet. Finns det en risk att sökande som är analoga riskerar att hamna i ett sämre läge genom längre processer, inga s.k. snabbspår, kostnader för avier, etc.?

Migrationsverket önskar att etiska rådet belyser vilka etiska aspekter som kan aktualiseras vid Migrationsverkets avgiftshantering som kan utgöra ett konkret exempel på hur svårt vi kan göra det för våra sökande att välja manuella lösningar när vi digitaliserar. Vilka etiska aspekter behöver tas i beaktande när man genomför en väldigt långtgående digitalisering som i sin tur kan medföra att den begränsar sökandens möjligheter t.ex. att erlägga en avgift med kontanter?

Etiska rådets svar

Yttrande av etiska rådet

Inom Migrationsverket pågår ett arbete för ökad digitalisering av service och avgiftshantering. Med digital hantering underlättas bland annat matchningen av inbetalningar från klienter till det relevanta ärendet vilket har uppenbara fördelar ur effektivitets- och kostnadssynpunkt. Utöver värdet av ökad effektivitet vill det Etiska Rådet i sitt yttrande peka på värdet av rättvis hantering, systemens transparens, möjligheten till ansvarsutkrävande samt säkerhet i hanteringen.

En rättvis hantering av ärenden och betalningar kan gynnas av digitalisering i så måtto som den minskar riskerna för felaktigheter och ger klienterna snabbbare service. Rättvisa som övergripande värde för offentlig förvaltning syftar även på att service – i synnerhet sådan som är av stor betydelse för att tillgodose den enskildes grundläggande intressen – är tillgänglig. För många ökar sannolikt digitaliseringen tillgängligheten eftersom det minskar behovet av resor till fysiska kontor. För den som saknar tillgång till digitala betalningsmedel och identifikationshandlingar kan emellertid en helt och hållet digitaliserad myndighetsservice ge upphov till problem. För en myndighet som i hög grad vänder sig till individer som inte ännu etablerat sig i samhället och för vilka misstron mot myndigheter kan vara hög på grund av erfarenheter från andra länder är värdet av tillgänglighet särskilt stort.

Digitala system bör vara transparenta så att användare förstår hur de fungerar och vilka konsekvenser deras handlingar kan ha. Detta gäller särskilt för automatiserade system där det kan vara svårt att förstå hur beslut fattas. Vidare är det angeläget, i händelse av att något går fel med ett digitalt system, att det är klart vem som är ansvarig. Det bör finnas tydliga processer för att åtgärda problemet.

Utmaningarna med att säkra tillgängligheten i offentliga tjänster är inte myndighetsspecifik och gynnas därför av samråd och samverkan med andra myndigheter. Digitalisering ställer ökade krav på enkel och tydlig information och kommunikation till allmänheten.

Utöver värdet av effektivitet och rättvisa bör arbetet med digitalisering beakta värdet av säkerhet. Med ökad digitalisering följer att integritetskänsliga uppgifter om den enskilde i ökad grad lagras inom myndigheten och att risker för dataintrång får ökad betydelse. Beaktas bör även förutsättningarna att erbjuda tjänster och service av stor betydelse för den enskilde även i den situation som samhället är utsatt för omfattande påfrestningar. Med digitalisering följer ett ökat beroende av tillförlitlig elförsörjning och fungerande datasystem. Det finns anledning att beakta behovet av icke-digitala back-up system som gör det möjligt att hantera ärenden och betalningar även när digitala system inte fungerar.